Shkruar nga Jeta Zagragja, CEO Anchorzup.com
Bashkëpunimi i jashtëm zakonisht promovohet si një strategji e zgjuar biznesi për reduktimin e kostove, përshpejtimin e afateve kohore të projektit dhe aksesin në një grup më të gjerë talentesh në tregun global.
Megjithatë, shumë biznese duhet të vendosin bazat e duhura për të. Nëse kompania juaj nuk i ka përcaktuar plotësisht qëllimet e saj, i mungojnë metrikat e qarta të suksesit ose nuk është përgatitur në mënyrë adekuate, bashkëpunimi i jashtëm mund të mos japë rezultatet që ju prisni.
Ky artikull do të shpjegojë pse bashkëpunimi i jashtëm dështon disa kompani dhe do të sigurojë hapa veprues për t’i kthyer këto sfida në sukses.
1. Metrika dhe pritshmëritë e paqarta të suksesit
Si CEO i një kompanie “outsourcing”, unë shpesh shoh pse bashkëpunimi i jashtëm nuk funksionon për disa biznese dhe zakonisht vjen si pasojë e mungesës së qartësisë që në fillim. Përpara se të bashkëpunoni, ju duhet një kuptim i mirëpërcaktuar se si duket suksesi, nëse ky është angazhimi në kohë, cilësia e rezultateve, ose sa mirë do të integrohen profesionistët e jashtëm me ekipet tuaja të brendshme. Kur kjo nuk është e qartë, ajo çon në prishje të komunikimit, vonesa të projektit dhe zhgënjim nga të dyja palët.
Për më tepër, shumë biznese dështojnë të vendosin qëllime të matshme, si treguesit kryesorë të performancës (KPI), gjë që bën që ekipi i jashtëm të punojë shumë, por jo drejt objektivave të duhura. Pa këto metrika të qarta të suksesit, përpjekjet tuaja do të ndihen të shkëputura.
Të kesh produkte specifike do t’i ndihmojë ata të përqendrohen në ofrimin e asaj që vërtet ka rëndësi për biznesin tuaj, ndërsa monitoron lehtësisht përparimin e tyre. Është thelbësore ta vendosni këtë bazë që në fillim nëse dëshironi që bashkëpunimi i jashtëm të funksionojë për ju.
2. Neglizhimi i përgatitjes dhe hulumtimit
Ju duhet të vlerësoni siç duhet atë që duhet të jepet jashtë dhe pse. Transferimi i jashtëm premton zgjidhje strategjike dhe kosto më të ulëta. Megjithatë, nxitimi pa një plan çon në qëllime të paplotësuara dhe para të humbura. Në vend që të ndiqni vetëm çmime më të lira, është e rëndësishme që së pari të fokusoheni në të kuptuarit e nevojave reale të biznesit.
Do ta kuptoni se e keni lënë pas dore përgatitjen nëse nuk i keni marrë parasysh këto pika kryesore:
- Përcaktoni arsyet pse dëshironi të transferoni jashtë.
- Sqaroni qëllimin dhe natyrën e punës që dëshironi të transferoni.
- Sigurohuni që ekipi juaj i brendshëm të jetë i pajisur për të menaxhuar dhe bashkëpunuar me profesionistët e jashtëm.
Kjo ju ndihmon të ngushtoni hendekun midis asaj që prisni dhe asaj që jepet. Me një “pse” të mirëpërcaktuar pas bashkëpunimit të jashtëm, përafrimi me “çfarë” (detyra specifike) bëhet më i lehtë.
3. Barrierat kulturore dhe komunikuese
Shumë kompani anashkalojnë ndikimin e barrierave kulturore dhe të komunikimit në bashkëpunimin e jashtëm, i cili shpesh është vendi ku fillon dështimi. Të punosh me ekipe nga rajone të ndryshme do të thotë të hasësh qasje të ndryshme për stilet e punës, vendimmarrjen dhe etikën e biznesit. Injorimi i këtyre nuancave kulturore mund të çojë në keqkuptime, vonesa të projekteve dhe në fund të fundit, pritshmëri të paplotësuara.
Për të shmangur këto gracka, është thelbësore që:
- Kuptoni stilet kulturore të punës: Pranoni se dallimet në qasjet ndaj punës ekipore, afateve dhe hierarkisë mund të ndikojnë në mënyrën se si trajtohen detyrat dhe projektet ecin përpara.
- Respektoni preferencat e vendimmarrjes dhe komunikimit: Në disa kultura, vendimet merren në mënyrë bashkëpunuese, ndërsa në të tjera, ato ndjekin një qasje nga lart-poshtë. Rregullimi i stileve të komunikimit në përputhje me rrethanat mund të parandalojë debatet.
Duke kapërcyer këto boshllëqe që herët me protokolle të qarta komunikimi dhe mirëkuptim të ndërsjellë, bizneset mund të krijojnë një mjedis bashkëpunues që e bën bashkëpunimin një proces më efektiv dhe më të qetë.
4. Duke hezituar për të rregulluar stilet e ngurtë të punës brenda shtëpisë
Për bashkëpunim të suksesshëm kur është i jashtëm, fleksibiliteti dhe kanalet e qarta të komunikimit janë thelbësore. Është e rëndësishme të përshtatni rrjedhën tuaj të punës për të akomoduar një ekip të largët. Kompanitë e përdorura për ekipe homogjene të brendshme mund të luftojnë me nuancat e bashkëpunimit në distancë.
Përqendrimi në metrikat tradicionale si numri i orëve të shpenzuara në një tavolinë mund të përforcojë stilet e ngurtë të punës brenda shtëpisë që mund të mos jenë të favorshme për mjediset moderne dhe fleksibël të punës. Kjo qasje shpesh vlerëson pamjen e punës mbi produktivitetin aktual dhe mund të mbyt inovacionin dhe efikasitetin. Në kontekstin e bashkëpunimit në distancë, matja e kohës në tavolinë bëhet edhe më pak e rëndësishme, pasi anëtarët e ekipit mund të punojnë në zona të ndryshme kohore ose të kenë orare të ndryshme.
Për të lëvizur përtej stileve të ngurtë të punës, organizatat duhet të zhvendosin fokusin e tyre në matjen e rezultateve dhe jo në orët e regjistruara. Kjo nënkupton vendosjen e qëllimeve të qarta, përcaktimin e treguesve kyç të performancës (KPI) dhe ndjekjen e progresit bazuar në rezultate.
Duke e bërë këtë, ju inkurajoni të gjithë anëtarët e ekipit, qofshin brenda ose të jashtëm, që të kenë përparësi produktivitetin dhe cilësinë e punës sesa thjesht të qenit të pranishëm.
5. Lënia e integrimit të mjeteve të menaxhimit të projektit për më vonë
Duke neglizhuar integrimin e hershëm të mjeteve të duhura të menaxhimit të projektit, bizneset nuk arrijnë t’i japin drejtimin e ekipit të jashtëm, duke krijuar boshllëqe në komunikim dhe rrjedhën e punës. Meqenëse ndryshimet në zonën kohore mund të ndikojnë gjithashtu në komunikim, mbështetja vetëm në email për komunikim mund të çojë në vonesa të informacionit.
Integrimi i platformave të bashkëpunimit dhe sistemeve të menaxhimit të detyrave siguron që të gjithë në ekipin tuaj (të brendshëm dhe të jashtëm) të qëndrojnë në të njëjtën faqe dhe të mund të punojnë në mënyrë efikase së bashku.
Mjetet si Asana për menaxhimin e detyrave mund të ndihmojnë në menaxhimin e projekteve, koordinimin e ekipeve në distancë, gjurmimin e afateve dhe mbajtjen e llogarisë profesionistëve të jashtëm. Kur punoni me zhvilluesit, një sistem kontrolli i versioneve si Git (nga GitHub ) mund të ndihmojë në mbajtjen e zhvilluesve të nënkontraktuar në të njëjtën faqe, duke shmangur probleme si puna në versione krejtësisht të ndryshme të kodit. Mjetet CRM si Hubspot do të ndihmojnë në menaxhimin e listave të kontakteve duke siguruar që të dhënat e pakualifikuara të mos hidhen në ekipin e jashtëm, duke humbur kohë dhe burime.
Zgjidhni dhe integroni mjetet e menaxhimit të projektit që në fillim për të përmirësuar bashkëpunimin dhe për të siguruar që të gjithë të jenë në të njëjtën faqe.
6. Çështjet e mbikontrollit dhe kufirit
Disa kompani luftojnë me bashkëpunimin e jashtëm, sepse duan të kontrollojnë gjithçka, duke menaxhuar nga afër ekipet deri në pikën ku ekipet ndihen të kufizuara dhe të pashfrytëzuara. Ndonjëherë, kompanitë i shohin ofruesit e jashtëm si një zgjerim që ata mund të drejtojnë dhe jo si një partner të veçantë që ofron ekspertizë të specializuar. Këto veprime mund të dëmtojnë bashkëpunimin, të ulin besimin dhe të çojnë në projekte të dështuara.
Ndoshta jo të gjithë këta skenarë rezonojnë me përvojën tuaj, por nëse qasja juaj i jep përparësi kontrollit mbi partneritetin, ju mund të pengoni ndikimin e plotë që mund të ketë bashkëpunimi i jashtëm në biznesin tuaj.
Përqendrohuni në krijimin e një partneriteti të ndërtuar mbi besimin dhe pritshmëritë e qarta. Vendosni kufij që respektojnë ekspertizën dhe autonominë e ofruesit, ndërkohë që vendosni kontrolle të rregullta për të siguruar përputhjen me qëllimet tuaja. Duke fuqizuar ekipet e jashtme për të shfrytëzuar aftësitë e tyre të specializuara, ju nxisni një mjedis bashkëpunues, të drejtuar nga rezultatet, që mund të rrisë suksesin e projektit dhe të forcojë partneritetin.
A do të funksiononte bashkëpunimi i jashtëm për ju?
Dërgimi i punës jashtë kompanisë suaj mund t’ju ndihmojë të rriteni, por kërkon një vlerësim të qartë të gatishmërisë së kompanisë suaj. Nëse po mendoni për kontraktimin e stafit, por keni nevojë për ndihmë për të kuptuar nëse është përshtatja e duhur dhe si ta bëni atë të funksionojë, ne mund t’ju ndihmojmë .
Me një histori të dëshmuar në ndërtimin e ekipeve të suksesshme të jashtme, ne i japim prioritet efektivitetit të kostos, përshtatjes kulturore, komunikimit, integritetit dhe besueshmërisë. Ne trajtojmë të gjitha kompleksitetet e rekrutimit dhe menaxhimit, duke ju çliruar nga tendosjet e mundshme financiare, që është një avantazh i rëndësishëm i zgjedhjes së zgjidhjeve tona të bashkëpunimit.
